Wat is nu eigenlijk een Paperless Office?
A paperless office is a work environment in which the use of paper is eliminated or greatly reduced. This is done by converting documents and other papers into digital form. Proponents claim that “going paperless” can save money, boost productivity, save space, make documentation and information sharing easier, keep personal information more secure, and help the environment. The concept can be extended to communications outside the office as well. (bron: Wikipedia)
Toen de computer meer en meer gebruikt ging worden binnen kantooromgevingen dacht iedereen dat er minder papier gebruikt zou gaan worden. Het tegendeel gebeurde echter. We gingen juist veel meer papier gebruiken. Het lezen van bijvoorbeeld e-mails op een beeldscherm werd toen nog bijna niet gedaan. Elk mailtje werd uitgeprint om het zo te kunnen lezen wanneer het vaak in de prullenbak verdween, gewoon bij het andere afval. Het scheiden van papier was toen ook nog helemaal niet aan de orde. Gelukkig kregen we toen ook nog lang niet zoveel e-mails als dat we nu krijgen. Het ging ook heel makkelijk en snel om te printen want ieder kantoor had wel een eigen printer staan.
Nu vele jaren later worden we overstelpt met e-mails van collega’s, nieuwsbrieven en noem maar op. Internet is een veel grotere rol gaan spelen. Lezen vanaf het beeldscherm, tablet of smartphone is nu dagelijkse kost. Printen doen we daarom ook steeds minder. De introductie van multifunctionals (MFP) op centrale plekken binnen de kantooromgeving heeft hier ook aan bij gedragen. Voordat je nu print denk je eerst na of je het wel nodig hebt want anders moet je toch weer van je plek af. Beveiligd printen is nu ook een vereiste geworden. Je wilt natuurlijk niet dat anderen je vertrouwelijke documenten gaan lezen. In het verleden bleven er natuurlijk soms wel eens documenten met opzet op of bij de printer liggen om juist toch informatie heel per ongeluk te laten lekken. Binnen sommige organisaties is de OR hier wel eens verantwoordelijk voor. Of hoe vaak gebeurde het niet dat je een document naar de printer gestuurd had en je dacht er gewoon helemaal niet meer aan. Drie dagen later ligt het document er nog, als een collega het al niet weggegooid heeft.
Naast de MFP’s helpen smartphones maar vooral tablets mee aan het terugdringen van al die papieren op je bureau. Je tablet gebruik je nu voor de stukken die voor de meeting nodig zijn, aantekeningen maken, notuleren, afspraken maken in de agenda, enzovoort. Notitie- en schrijfblokken zijn bijna niet meer nodig.
Er zijn natuurlijk de nodige Apps om een Paperless Office te realiseren. Cobra-ICT gebruikt hiervoor o.a. Evernote en Gneo. Klik op het logo van de App voor meer informatie.
